W biurach znajdujemy dość często oba typy tych urządzeń. Część osób uważa jednak, że zakup zarówno kopiarki jak i skanera jest wydatkiem zbędnym, gdyż są to urządzenia spełniające podobną funkcję. Czy jest to faktycznie prawda? Przyjrzyjmy się bliżej temu problemowi.

Kserokopiarka jest zdecydowanie urządzeniem starszym. Jej historia sięga początków XX wieku, dokładniej roku 1937. Wtedy to pierwszy raz wykorzystano produkt o nazwie Xerox w celu powielenia krótkiego tekstu. I ta funkcja została kserokopiarką do dziś – ich głównym zadaniem jest właśnie powielanie tekstów na potrzeby głównie użytku własnego lub też uzupełnienia o kopie zapasowe ważnej dokumentacji biurowej. Ważne jest przy tym wysokie tempo działania samej kserokopiarki. Wystarczy kilkanaście sekund, by po włączeniu urządzenia posiadać już gotowy, powielony obraz. Nieco inaczej wygląda sprawa skanera biurowego. On w odróżnieniu od kserokopiarki nie działa już tak szybko. Dodatkowo, nie jest urządzeniem działającym samodzielnie, a jedynie w powiązaniu z komputerem. Podobnie jak ksero może on powielić określony obraz lub tekst, ale po wykonaniu tego zadania skopiowany obraz przesyła najpierw do komputera, gdzie odbywa się następnie jego dalsza obróbka. Jak więc widać ksero i skaner, choć oba potrafią powielać teksty, mają jednak nieco inne zastosowanie – ksero służy nam w sytuacji, kiedy chcemy szybo mieć kopię dokumentu. Skaner natomiast będzie pomocny, kiedy nad tą kopia chcemy popracować (np. obrobić ją graficznie).